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我常覺得我們大家從離開學(xué)校到進(jìn)入社會(huì)，最大的改變就在于「多了一些不同的身份」。比方說，多數(shù)人至少會(huì)多兩個(gè)身份，你一方面會(huì)成為某間公司的職員；另一方面則是工作時(shí)間之外的「自己」。畢竟除了工作之外，多數(shù)人大概也希望把自己的人生過好。

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另外，你可能還會(huì)是個(gè)好兒子好女兒、好男友好女友、好哥哥好姐姐等等。換言之，人的歲數(shù)越大，越會(huì)有一部分的心會(huì)操在別人身上。

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雖然看到這，有些人可能會(huì)覺得學(xué)生時(shí)代也很忙碌，也有很多事得完成。不過我得說，學(xué)生時(shí)代與進(jìn)入社會(huì)后的生活，其實(shí)還是有本質(zhì)上的差異。

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在校時(shí)，你多半有老師耳提面命何時(shí)要考試、有同學(xué)互相提醒何時(shí)要交作業(yè)，只要依循大家的步調(diào)來過生活，多半就出不了大問題。

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可是進(jìn)入社會(huì)、職場(chǎng)后，很多人會(huì)覺得最不調(diào)節(jié)的地方在于：沒有人會(huì)來提醒你該做什么了。

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老板雖然會(huì)交辦工作，但未必會(huì)時(shí)時(shí)關(guān)切進(jìn)度；同事之間雖然會(huì)有支持需求，比方說有人要你提供一個(gè)報(bào)表、有人來詢問你某個(gè)數(shù)據(jù)等等，但他們也不會(huì)時(shí)時(shí)催促你。

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公司里的每個(gè)人通常是各忙各的，等他們下一次再問起某件事的進(jìn)度時(shí)，大多都是死線將至或死線之后了。這時(shí)候你若還沒完成，恐怕只有挨罵的份。

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更麻煩之處還在于，大家交代你事情的管道還可能百百種，有的人撥公司分機(jī)給你、有的人用Email、有的人用Line等等。在這種信息從四面八方涌來的狀態(tài)下，你一定會(huì)發(fā)現(xiàn)自己越來越容易忘掉某些事，可能哪天A工作忘了、哪天B文件沒能及時(shí)交付。

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而且這種遺漏還可能不是發(fā)生一次，而是會(huì)造成惡性循環(huán)：一旦你開始忘東忘西，每天就會(huì)為了不被罵，優(yōu)先處理那些拖欠的任務(wù)。至于還沒被追殺的事情，就暫時(shí)先擱置。但過了幾天之后，這些被擱置的事往往又會(huì)變成那些緊急又會(huì)讓你被罵的事情。

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為了降低挨罵的頻率，你甚至還可能會(huì)開始加班趕工。先把這些最緊急的任務(wù)做完，接著把幾天后要完成的任務(wù)也做點(diǎn)推進(jìn)?？墒?，我其實(shí)分享過一個(gè)概念：當(dāng)你開始得加班才能完成一些事情時(shí)，可能就意味著你的工作管理、時(shí)間管理已經(jīng)出了問題。

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雖然這種狀況一開始可能可以靠加班來補(bǔ)救，可是慢慢地你會(huì)發(fā)現(xiàn)，加班的幫助越來越不明顯，或者你可能需要更頻繁或更長(zhǎng)時(shí)間的加班，才能起到些微的效果。時(shí)間一拉長(zhǎng)，總還是會(huì)有更多急事冒出來。

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事實(shí)上，這類困境的根源常在于，這些急事在之前都是所謂「重要但不緊急的事情」，一開始沒人會(huì)逼著你做，但你若就此放著不管，就算短時(shí)間內(nèi)沒事，時(shí)間拉長(zhǎng)來看也會(huì)給自己帶來麻煩，成為將來某些時(shí)刻的緊急任務(wù)，讓人生卡住了。像身體檢查、自我進(jìn)修、或是陪伴家人，不都是類似的狀況嗎？

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人生卡住了是很麻煩的。所以這次，我想提供三個(gè)建議，幫助剛進(jìn)入職場(chǎng)的年輕朋友事先避免人生因此卡住。

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1.空出你的大腦

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2.有效率地做事

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3.講老板懂的語言

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關(guān)于第三點(diǎn)「講老板懂的語言」，我先前就分享過相關(guān)概念。歡迎你透過【提案無法說服老板？因?yàn)槟悴欢咐习宓恼Z言」】這篇文章了解更多。

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這次，我會(huì)專注來談「空出你的大腦」這個(gè)面向。至于如何「有效率地做事」，我們下一篇文章再接著說明。

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關(guān)于「空出你的大腦」，我想多數(shù)人一開始可能會(huì)有疑問的地方是：大腦要怎么空出來呢？又為何要空出來？

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這概念是這樣。

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請(qǐng)想像一下，某天你一到公司，老板就把你叫過去交代事情。剛被老板交辦了工作，你腦中一定會(huì)接著思考能怎么處理、該做什么準(zhǔn)備。可是你走回座位的路上碰到了一個(gè)同事，他突然向你提出一個(gè)小問題，比方說某個(gè)檔案的文件名叫甚么。你可能心想：「這問題不難，等等打開電腦查一下就告訴他。」

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可是當(dāng)你一回到座位打開電腦，屏幕上立刻就跳出一個(gè)通知，原來是客戶寄信來問問題。對(duì)方是大客戶，好像應(yīng)該先響應(yīng)。

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這時(shí)你的分機(jī)又響了，是另一個(gè)部門的同事來找你要數(shù)據(jù)。對(duì)方說很急著要這份數(shù)據(jù)，于是你就想說：「那我先處理這件事，其他事情先等等吧。」

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以上這樣的情境，是不是光用想像的就讓人感覺非常焦慮呢？甚至隨著事情一直涌來，你可能很快就發(fā)現(xiàn)，別說是記得所有細(xì)節(jié)，光是把這些事情記得并確實(shí)做完都不太容易。就算想先專注做其中一項(xiàng)，你在過程中也會(huì)提心吊膽，擔(dān)心其他事情先擱置有沒有關(guān)系。于是很容易慌亂，也很容易無法專注。

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對(duì)此，我的建議是：從出社會(huì)的Day1開始，你就要養(yǎng)成「隨時(shí)記筆記」的習(xí)慣。

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因?yàn)橛浌P記能讓你空出大腦的內(nèi)存；當(dāng)大腦的內(nèi)存能空出來，你就能更有效率地工作，而且再也不會(huì)遺忘任何事情??！

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你不妨就試著把每一個(gè)工作都列出來，然后根據(jù)重要性或其他指標(biāo)來重新排序。然后你每次就專注做一件事，做完就把這件事情劃掉；另外，其他的事情你也都能透過筆記持續(xù)記錄與追蹤。

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因?yàn)樗斜恢概傻墓ぷ髂愣加袑懴聛?，所以就不?huì)忘記。知道不會(huì)忘記任何事，你在工作狀態(tài)中就不會(huì)感到焦慮，也能專注地完成每項(xiàng)工作，而不是讓自己隨時(shí)提心吊膽。

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而談到筆記，我接下來也想分享我自己常用的三種筆記，包含「待辦事項(xiàng)筆記」、「各類記事的筆記」，以及「發(fā)想筆記」。

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所謂「待辦事項(xiàng)筆記」，就是當(dāng)我們收到工作指令時(shí)，可以把這些指令集中存放的區(qū)域。這可以是老板的指令、可以是會(huì)議中討論出的待辦事項(xiàng)、可以是同事請(qǐng)你幫忙的事、當(dāng)然也可以是那些重要但不緊急的私人行程，如身體檢查或洗牙等。

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我們每個(gè)月或每個(gè)星期，可以從清單中找出這段時(shí)間內(nèi)必須進(jìn)行的事項(xiàng)，并逐步完成。至于每天，也可以根據(jù)工作進(jìn)展及事情的輕重緩急，再進(jìn)一步制定「今日應(yīng)辦事宜」。

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有了這些不同時(shí)間區(qū)間的規(guī)劃，我們就不用再花腦袋里的空間去記什么事情要不要做、有沒有做、完成得如何了，每天就照著規(guī)畫執(zhí)行或微調(diào)就好。

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比方說，某天剛好一切都很順利，原本排定要做的事一下做完了，那就可以再?gòu)拇k清單中找一、兩件重要但不緊急的事情來做。但若今天排定的事情還沒做完，那也沒關(guān)系，明天再繼續(xù)進(jìn)行就好。

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總之，當(dāng)你能掌握待辦事項(xiàng)的全貌，知道每月、每星期規(guī)劃要做哪些事情時(shí)，自然也就能有意識(shí)地在空閑時(shí)間安插一些不緊急，但對(duì)長(zhǎng)期人生而言很重要的事情。

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很多人常說「工作跟生活要平衡」。所謂「平衡」并非只是回家看劇或耍廢，而是有意識(shí)地在繁忙的生活中，安插重要但未必緊急的事情，無論那是洗牙、是健身、是讀書學(xué)習(xí)都好。

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于是，于公于私你都不會(huì)放任自己只是整天救火、只是被動(dòng)地響應(yīng)別人，而是拿回自己的主導(dǎo)權(quán)──有效掌握自己該做的所有事情，然后根據(jù)每天、每星期或每月的時(shí)間狀況把該做的事情卡進(jìn)去。

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你多有意識(shí)地做這些重要但不緊急的事情，長(zhǎng)期而言人生就會(huì)有多順利。在人生還沒卡住之前，最好就要有意識(shí)地先做這些事情喔

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說到這，有的人可能還會(huì)好奇：「這種待辦事項(xiàng)筆記要用什么方式做？」我認(rèn)為這就看你的習(xí)慣，使用紙本的筆記本或軟件工具都沒問題，關(guān)鍵在于要方便你規(guī)劃與調(diào)整。

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我自己是用軟件工具「Microsoft To do」來集中管理待辦事項(xiàng)。這好處在于它是跨平臺(tái)的，無論是使用電腦、手機(jī)或平板都能輕易同步。所以我可能開會(huì)時(shí)就快速用手機(jī)記錄，在位置上辦公時(shí)就用電腦記錄，在通勤時(shí)間想到什么就用平板記錄。

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如果你是個(gè)「實(shí)體控」，傾向用紙本筆記本來記錄，那也沒問題。

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針對(duì)這個(gè)管理方式，我之前寫過一篇文章詳細(xì)說明。若你有興趣，可以到【Joe的時(shí)間管理術(shù)05 -以遺忘為前提的管理術(shù)】這篇文章去更進(jìn)一步了解。

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第二種筆記，是各類記事的筆記。

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我們?cè)谏习鄷r(shí)間除了要記得被交辦的工作，其實(shí)還會(huì)有很多需要記錄的時(shí)刻。比方說，你可能在執(zhí)行工作的過程中查了一些數(shù)據(jù)、比較了一些方案，或者前輩、主管教你幾個(gè)工作方法，這些都可以透過這類筆記來記錄。又或者，你完成了某些特殊案件，也可以將處理SOP或摘要記錄在這類筆記當(dāng)中，無論是以文字或圖解記錄都沒問題。

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這類筆記的關(guān)鍵在于必須好記又好找、還要方便記錄各種類型的筆記。

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前幾年很多人推崇方格筆記本，但我親身使用后，反而覺得點(diǎn)狀的筆記本比方格更好用。原因在于，手寫在點(diǎn)狀筆記本上時(shí)，下筆能有基準(zhǔn)點(diǎn)、避免跑版。另外，當(dāng)你需要在筆記本上畫圖或是有比例時(shí)，這些點(diǎn)也可以作為坐標(biāo)，讓你記錄起來更方便。

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所以以手寫的筆記而言，我個(gè)人嘗試了不同類型的筆記本之后，還是覺得點(diǎn)狀版面比較好用。

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當(dāng)然，你要使用Evernote、OneNote或Notion等電子工具來管理也沒問題。這類筆記工具的好處在于方便跨平臺(tái)同步，也方便下標(biāo)簽、下關(guān)鍵字，讓內(nèi)容能分類、或可以快速用關(guān)鍵字搜尋。

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無論你想用什么工具，關(guān)鍵還是要持續(xù)運(yùn)用在生活中、持續(xù)把重要的事情都記錄下來。畢竟在職場(chǎng)中，前輩教了我們做事的SOP、給了技術(shù)上的指導(dǎo)、或是任何從網(wǎng)絡(luò)上收集來的數(shù)據(jù)，只要日后還有用到的機(jī)會(huì)，就該把它們歸檔到筆記中。

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第三類筆記，是發(fā)想筆記。

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這類筆記的記錄格式可能相對(duì)更多元，有時(shí)是文字?jǐn)⑹?、有時(shí)是圖象、有時(shí)是你突然想到某個(gè)流程或表單等等。以我自己而言，有時(shí)候光是課后跟同學(xué)聊天，可能都會(huì)突然有新的課程想法。若能當(dāng)場(chǎng)做個(gè)簡(jiǎn)單紀(jì)錄作為將來開課的參考，絕對(duì)是很有價(jià)值的。

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也因此，我認(rèn)為這類筆記關(guān)鍵在于：隨手可用，尤其要能畫圖。

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比方說，你可以隨身攜帶一個(gè)輕巧好寫的紙本筆記本。

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以我自己這幾年實(shí)驗(yàn)的結(jié)論而言，太小的筆記本雖然好攜帶，可是不一定好寫，比方說皮太軟，一定得坐下才能寫；或者，想拿來當(dāng)成發(fā)想的畫布，使用起來也總會(huì)因?yàn)榭臻g狹小而有點(diǎn)局限。

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我也試過使用比較大的筆記本，例如A3尺寸。它雖然好畫圖、適合自由書寫，但缺點(diǎn)是難攜帶。

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我這么用下來，覺得最好用的大約是B5尺寸，并且可以平整攤開180度的筆記本。無印良品有好幾款筆記本可以做到這件事、價(jià)格也很便宜，不過唯一的缺點(diǎn)就是它使用的是比較軟的牛皮紙封面，必須放在桌上才好書寫。

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若能負(fù)擔(dān)高價(jià)一點(diǎn)的選擇，我認(rèn)為Moleskine的硬殼筆記本很值得考慮。雖然硬殼會(huì)讓整體重量重一些，但相較于軟皮筆記本，它無論是拿在手上或放在腿上都能輕松地書寫。

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如果你想使用電子工具，我則推薦OneNote。因?yàn)樗试S以上下左右各方向任意擴(kuò)展，而且在電腦、平板或手機(jī)上也都有對(duì)應(yīng)的App，使用起來很方便。另外，它也支持手寫筆，當(dāng)你突然有靈感，只要拿出手寫筆，即可記錄各種型式的內(nèi)容。

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總結(jié)這次的分享，我談到了在職場(chǎng)上和過去在學(xué)校不一樣，沒有老師、同學(xué)會(huì)再來提醒我們何時(shí)該做什么。所以我們得要有方法地管理待辦工作，避免讓自己陷入不斷被任務(wù)追趕的惡性循環(huán)。

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你可以靠「待辦事項(xiàng)筆記」來記錄這些事情，此外，你也可以運(yùn)用「各類記事筆記」和「發(fā)想筆記」，幫助自己把各種收獲和發(fā)現(xiàn)都留存下來??！